Compatibilità:

WebSite X5 Pro

Dopo aver concluso un acquisto online, il cliente ha bisogno di sapere se l’ordine è stato ricevuto, come effettuare l’eventuale pagamento e quando potrà ricevere i prodotti. Le e-mail di notifica accompagnano queste fasi e gli permettono di conservare il riepilogo dell’acquisto e le informazioni utili.


Con WebSite X5 puoi configurare le comunicazioni inviate dal negozio e personalizzarne i testi. Il programma aggiunge automaticamente i dati dell’ordine, mentre tu puoi completare il messaggio con istruzioni, collegamenti e documenti da consegnare al cliente.


In questa guida vedremo come:


Quali e-mail può ricevere il cliente?

Le notifiche disponibili dipendono dal metodo utilizzato per raccogliere gli ordini, dalla gestione del pagamento e dal tipo di prodotti venduti.


WebSite X5 prevede quattro tipi di comunicazione:

  • Conferma dell’ordine con pagamento non completo: comunica che l’ordine è stato ricevuto e fornisce le informazioni per completare il pagamento.
  • Conferma dell’ordine con pagamento completo: conferma l’ordine quando il pagamento risulta effettuato.
  • Notifica di evasione dell’ordine per i prodotti fisici: informa il cliente dell’evasione degli articoli da consegnare.
  • Notifica di evasione dell’ordine per i prodotti digitali: mette a disposizione i collegamenti per scaricare i file acquistati e le eventuali istruzioni per utilizzarli.


Non tutti gli ordini prevedono l’invio di tutte e quattro le comunicazioni. Prepara i testi in base alle notifiche utilizzate dal tuo negozio, distinguendo chiaramente la ricezione dell’ordine, il pagamento e l’evasione.


Come impostare l’invio delle notifiche

Per iniziare, vai al Passo 1 - Impostazioni > E-commerce > Invio Ordine. Qui scegli come ricevere e archiviare i dati degli ordini.


Se ricevi gli ordini per e-mail

  • Seleziona Invia i dati per e-mail.
  • Inserisci un indirizzo valido nel campo E-mail Amministratore.
  • Se desideri ricevere anche i dati dell’ordine in un file CSV, attiva Allega dati Ordine in formato CSV.
  • Personalizza il Testo di introduzione e il Testo di chiusura dell’e-mail destinata al cliente.


Con questa modalità, la comunicazione prevista per il cliente è la conferma dell'ordine con pagamento non completo.


L’allegato CSV contiene i dati dell’ordine per la gestione da parte dell’amministratore. È distinto dai documenti che puoi aggiungere alla comunicazione destinata al cliente.


Se archivi gli ordini in un database

  • Seleziona Invia i dati a un Database.
  • Compila il campo E-mail Amministratore: l’indirizzo viene utilizzato anche come mittente della conferma d’ordine.
  • Se vuoi ricevere un avviso quando viene registrato un ordine, attiva Invia e-mail di notifica di ricezione dati.
  • Imposta se inviare la conferma dell’ordine prima o dopo il pagamento.
  • Seleziona dal menu delle notifiche il tipo di e-mail da personalizzare.


La gestione tramite database permette di utilizzare le comunicazioni previste per le diverse fasi dell’ordine.


#tip – Raccolta degli ordini. Per configurare l’archiviazione e la gestione degli ordini, consulta Come si imposta la raccolta degli ordini tramite database?


Come personalizzare il testo delle e-mail

Ogni messaggio comprende parti personalizzabili e informazioni inserite automaticamente dal programma. I campi Testo di introduzione e Testo di chiusura permettono di accompagnare il riepilogo con una spiegazione iniziale, indicazioni utili e contatti.


Per modificarli:

  • Vai al Passo 1 - Impostazioni > E-commerce > Invio Ordine.
  • Se disponibile, seleziona dal menu il tipo di notifica su cui vuoi lavorare.
  • Nel Testo di introduzione, spiega perché il cliente riceve il messaggio e quali informazioni troverà.
  • Nel Testo di chiusura, inserisci eventuali istruzioni finali, i riferimenti per l’assistenza e la firma del negozio.
  • Utilizza i comandi dell’editor per formattare il testo e aggiungere collegamenti.
  • Ripeti l’operazione per le altre notifiche utilizzate dal negozio.


Per esempio, una conferma con pagamento ancora da completare potrebbe iniziare così:

Grazie per il tuo acquisto.
Il pagamento risulta completato. Qui sotto trovi il riepilogo dell’ordine.


Per una conferma con pagamento effettuato, il messaggio potrebbe invece essere:

Grazie per il tuo acquisto.
Il pagamento risulta completato. Qui sotto trovi il riepilogo dell’ordine.


Nella chiusura puoi indicare:

Se hai bisogno di assistenza, contattaci riportando il numero dell’ordine.
Il team di [Nome negozio]


Adatta gli esempi al tono del tuo negozio e alle modalità con cui gestisci gli acquisti. Evita di chiedere un pagamento in una comunicazione che ne conferma già il completamento.


Da dove provengono i dati della conferma d’ordine?

Oltre ai testi iniziali e finali, la conferma può contenere diversi blocchi di informazioni. Per modificarli, devi intervenire nelle impostazioni da cui vengono ricavati.

  • Dati del cliente: sono quelli compilati durante l’acquisto. Definisci i campi del modulo in E-commerce > Dati Cliente.
  • Riepilogo dell’ordine: viene generato automaticamente e riporta i prodotti acquistati, le quantità, gli importi e il totale.
  • Informazioni sul pagamento: provengono dalla sezione Messaggio E-mail del metodo di pagamento scelto dal cliente.
  • Informazioni sulla spedizione: provengono dalla sezione Messaggio E-mail del metodo di spedizione selezionato.


Non devi quindi ricopiare il riepilogo nei testi personalizzati. Utilizza introduzione e chiusura per le informazioni comuni e configura nei singoli metodi le istruzioni che cambiano in base alla scelta del cliente.


Come completare le istruzioni di pagamento

Apri le impostazioni del metodo di pagamento e compila la sezione Messaggio E-mail con le indicazioni necessarie.


Per un bonifico, per esempio, puoi specificare:

  • intestatario del conto;
  • IBAN;
  • causale da utilizzare, chiedendo di riportare il numero dell’ordine;
  • eventuali istruzioni previste dalla tua procedura di gestione.


Controlla ogni metodo attivo nel negozio: le istruzioni devono corrispondere al pagamento scelto dal cliente.


Come completare le informazioni sulla spedizione

Apri le impostazioni del metodo di spedizione e compila la sezione Messaggio E-mail.


Puoi indicare il servizio utilizzato, i tempi stimati e le informazioni utili per la consegna. Distingui i tempi di preparazione dell’ordine da quelli di trasporto ed evita di inserire promesse che non puoi rispettare.


Come preparare l’e-mail per i prodotti digitali

L’e-mail di evasione dei prodotti digitali permette al cliente di accedere ai file acquistati. Il programma compone l’elenco dei prodotti e aggiunge i relativi collegamenti per il download.


Per personalizzare la comunicazione:

  • Vai al Passo 1 - Impostazioni > E-commerce > Invio Ordine.
  • Seleziona la notifica di evasione dell’ordine per i prodotti digitali.
  • Nel Testo di introduzione, spiega che il messaggio contiene i collegamenti per scaricare gli acquisti.
  • Nel Testo di chiusura, indica come richiedere assistenza in caso di difficoltà.


Per esempio:

I tuoi prodotti digitali sono disponibili.

Utilizza i collegamenti riportati qui sotto per scaricare i file acquistati.


Per verificare i contenuti associati a ciascun articolo, apri invece Impostazioni Prodotto:

  • nelle sezioni Generale e Immagine, controlla il nome e l’immagine del prodotto;
  • nella sezione Prodotto digitale, verifica il file configurato per il download;
  • nel campo Eventuali informazioni sull’utilizzo del file, inserisci le istruzioni specifiche da accompagnare al collegamento.


Queste note possono spiegare, per esempio, come aprire il file o quale programma utilizzare. Mantieni le istruzioni riferite al singolo prodotto, così che il cliente possa distinguerle anche quando acquista più articoli.


Puoi completare le e-mail con collegamenti alle pagine del negozio e documenti che il cliente potrà conservare.


Per inserire un collegamento:

  • Apri la notifica da modificare in E-commerce > Invio Ordine.
  • Nel Testo di introduzione o nel Testo di chiusura, scrivi una voce riconoscibile, per esempio “Contatta l’assistenza” o “Condizioni di vendita”.
  • Seleziona il testo e utilizza il comando dell’editor per inserire il collegamento.
  • Imposta la destinazione e conferma.


Per aggiungere un documento:

  • Utilizza il comando per gli allegati nella barra dell’editor del Testo di introduzione.
  • Seleziona dal computer uno o più file.
  • Apri il menu accanto al pulsante per controllare l’elenco degli allegati.
  • Per rimuovere un file, togli il segno di spunta dalla relativa voce e conferma la rimozione.


Le funzioni dell’editor sono disponibili anche quando scegli di ricevere gli ordini per e-mail.


Usa nomi di file comprensibili e allega solo i documenti pertinenti alla comunicazione.


#tip – Avviso sulla garanzia legale. Nella conferma d’ordine destinata al cliente, inserisci un collegamento alla pagina con l’avviso sulla garanzia legale di conformità e allega il PDF ufficiale nella lingua appropriata. Per preparare la pagina e scegliere il documento, consulta Garanzia legale di conformità. Come mostrare l’avviso sulla garanzia legale nel negozio online?


#tip – Etichetta EU GARAN. Per gli articoli per cui hai configurato la garanzia commerciale di durabilità, WebSite X5 inserisce l’etichetta EU GARAN nella conferma d’ordine. Il collegamento sull’etichetta conduce alla Scheda Prodotto: assicurati che sia attiva, altrimenti rimanda alla Home Page. Per i dettagli, consulta Etichetta EU GARAN. Come mostrare la garanzia commerciale di durabilità nel negozio online?


Come viene definito l’aspetto delle e-mail?

Le e-mail di conferma ed evasione utilizzano lo stile grafico definito nella finestra Composizione E-mail. Per mantenere le comunicazioni coerenti con il sito, controlla anche queste impostazioni.


I messaggi vengono inviati anche in formato testo. Scrivi quindi contenuti comprensibili senza affidare informazioni essenziali soltanto alla formattazione o alle immagini.


Suggerimenti pratici

Dopo aver pubblicato il sito, effettua alcuni ordini di prova per verificare le comunicazioni effettivamente ricevute:

  • controlla che ogni messaggio descriva correttamente la fase dell’ordine;
  • verifica mittente, testi introduttivi, chiusura e riferimenti per l’assistenza;
  • controlla che prodotti, quantità e importi corrispondano all’acquisto;
  • prova i metodi di pagamento e spedizione per verificare le istruzioni associate;
  • se vendi prodotti digitali, apri i collegamenti di download e controlla le note sull’utilizzo dei file;
  • verifica che i collegamenti funzionino e che gli allegati siano presenti e leggibili;
  • se utilizzi più lingue, controlla testi, pagine collegate e documenti in ciascuna versione;
  • apri le e-mail anche da smartphone per verificare la leggibilità.