Kompatibilität:

WebSite X5 Pro

Nach einem Onlinekauf möchten Kunden wissen, ob ihre Bestellung eingegangen ist, wie sie eine noch ausstehende Zahlung vornehmen können und wann sie ihre Produkte erhalten. Benachrichtigungs-E-Mails begleiten diese Schritte und ermöglichen es den Kunden, die Bestellübersicht und weitere nützliche Informationen aufzubewahren.


Mit WebSite X5 können Sie die Nachrichten Ihres Onlineshops konfigurieren und deren Texte anpassen. Das Programm fügt die Bestelldaten automatisch hinzu. Sie können die Nachricht durch Anweisungen, Links und Dokumente für den Kunden ergänzen.


In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie:


Welche E-Mails können Kunden erhalten?

Welche Benachrichtigungen verfügbar sind, hängt davon ab, wie Sie Bestellungen erfassen, Zahlungen abwickeln und welche Produkte Sie verkaufen.


WebSite X5 bietet vier Arten von Nachrichten:

  • Bestellbestätigung bei ausstehender Zahlung: informiert den Kunden über den Eingang der Bestellung und enthält die Informationen zum Abschluss der Zahlung.
  • Bestellbestätigung bei abgeschlossener Zahlung: bestätigt die Bestellung, sobald die Zahlung erfolgt ist.
  • Benachrichtigung über die Bestellabwicklung für physische Produkte: informiert den Kunden darüber, dass die zu liefernden Artikel versendet wurden.
  • Benachrichtigung über die Bestellabwicklung für digitale Produkte: enthält Links zum Herunterladen der gekauften Dateien sowie gegebenenfalls Hinweise zu deren Verwendung.


Nicht bei jeder Bestellung werden alle vier Nachrichten versendet. Bereiten Sie die Texte entsprechend den Benachrichtigungen vor, die Ihr Onlineshop verwendet, und unterscheiden Sie dabei klar zwischen Bestelleingang, Zahlung und Bestellabwicklung.


So richten Sie den Versand von Benachrichtigungen ein

Gehen Sie zunächst zu Schritt 1 - Einstellungen > Onlineshop > Bestellung senden. Hier wählen Sie, wie Sie die Bestelldaten empfangen und speichern möchten.


Wenn Sie Bestellungen per E-Mail empfangen

  • Wählen Sie Daten per E-Mail senden.
  • Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse des Administrators eine gültige Adresse ein.
  • Wenn Sie die Bestelldaten auch als CSV-Datei erhalten möchten, aktivieren Sie Bestelldaten im CSV-Format anhängen.
  • Passen Sie den Einleitungstext und den Schlusstext der E-Mail an den Kunden an.


Bei dieser Methode erhält der Kunde eine Bestellbestätigung bei ausstehender Zahlung.


Der CSV-Anhang enthält die Bestelldaten für die Verwaltung durch den Administrator. Er ist von den Dokumenten zu unterscheiden, die Sie der Nachricht an den Kunden hinzufügen können.


Wenn Sie Bestellungen in einer Datenbank speichern

  • Wählen Sie Daten an eine Datenbank senden.
  • Füllen Sie das Feld E-Mail-Adresse des Administrators aus: Diese Adresse wird auch als Absender der Bestellbestätigung verwendet.
  • Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, sobald eine Bestellung erfasst wird, aktivieren Sie E-Mail zur Benachrichtigung über den Datenempfang senden.
  • Legen Sie fest, ob die Bestellbestätigung vor oder nach der Zahlung gesendet werden soll.
  • Wählen Sie im Benachrichtigungsmenü den E-Mail-Typ aus, den Sie anpassen möchten.


Wenn Sie Bestellungen über eine Datenbank verwalten, können Sie die Nachrichten für die verschiedenen Phasen einer Bestellung nutzen.


#tip – Bestellungen erfassen. Informationen zum Einrichten der Speicherung und Verwaltung von Bestellungen finden Sie unter Wie richten Sie die Erfassung von Bestellungen über eine Datenbank ein?


So passen Sie die Texte Ihrer E-Mails an

Jede Nachricht enthält anpassbare Bereiche und Informationen, die das Programm automatisch einfügt. Mit den Feldern Einleitungstext und Schlusstext können Sie die Bestellübersicht um eine einleitende Erklärung, hilfreiche Hinweise und Kontaktdaten ergänzen.


So bearbeiten Sie die Texte:

  • Gehen Sie zu Schritt 1 - Einstellungen > Onlineshop > Bestellung senden.
  • Falls verfügbar, wählen Sie im Menü den Benachrichtigungstyp aus, den Sie bearbeiten möchten.
  • Erklären Sie im Einleitungstext, warum der Kunde die Nachricht erhält und welche Informationen sie enthält.
  • Ergänzen Sie im Schlusstext gegebenenfalls abschließende Hinweise, die Kontaktdaten für den Support und die Signatur Ihres Onlineshops.
  • Verwenden Sie die Befehle des Editors, um den Text zu formatieren und Links hinzuzufügen.
  • Wiederholen Sie diese Schritte für die weiteren Benachrichtigungen Ihres Onlineshops.


Eine Bestellbestätigung bei ausstehender Zahlung könnte beispielsweise so beginnen:

Vielen Dank für Ihre Bestellung.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der bestellten Produkte und Hinweise zum Abschluss Ihrer Zahlung.


Bei einer Bestätigung nach erfolgter Zahlung könnte die Nachricht dagegen so lauten:

Vielen Dank für Ihren Einkauf.
Ihre Zahlung ist abgeschlossen. Nachfolgend finden Sie Ihre Bestellübersicht.


Im Schlusstext könnten Sie Folgendes schreiben:

Wenn Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte unter Angabe Ihrer Bestellnummer.
Ihr Team von [Name des Onlineshops]


Passen Sie die Beispiele an den Ton Ihres Onlineshops und Ihre Abläufe bei der Bestellabwicklung an. Vermeiden Sie Zahlungsaufforderungen in einer Nachricht, die bereits den Abschluss der Zahlung bestätigt.


Woher stammen die Informationen in der Bestellbestätigung?

Neben dem Einleitungs- und Schlusstext kann die Bestätigung verschiedene Informationsblöcke enthalten. Um diese zu ändern, müssen Sie die Einstellungen bearbeiten, aus denen die Informationen übernommen werden.

  • Kundendaten: Dies sind die Angaben, die während des Kaufs eingegeben werden. Die Formularfelder legen Sie unter Onlineshop > Kundendetails fest.
  • Bestellübersicht: Sie wird automatisch erstellt und enthält die gekauften Produkte, Mengen, Beträge und die Gesamtsumme.
  • Zahlungsinformationen: Sie stammen aus dem Bereich E-Mail-Nachricht der vom Kunden gewählten Zahlungsart.
  • Versandinformationen: Sie stammen aus dem Bereich E-Mail-Nachricht der ausgewählten Versandart.


Sie müssen die Bestellübersicht daher nicht in Ihre individuellen Texte kopieren. Verwenden Sie Einleitung und Schluss für Informationen, die für alle Bestellungen gelten. Hinweise, die von der Auswahl des Kunden abhängen, hinterlegen Sie bei der jeweiligen Zahlungs- oder Versandart.


So vervollständigen Sie die Zahlungshinweise

Öffnen Sie die Einstellungen der Zahlungsart und tragen Sie im Bereich E-Mail-Nachricht die erforderlichen Hinweise ein.


Für eine Überweisung können Sie beispielsweise Folgendes angeben:

  • den Namen des Kontoinhabers;
  • die IBAN;
  • den Verwendungszweck mit der Bitte, die Bestellnummer anzugeben;
  • weitere Hinweise, die für Ihre Bestellabwicklung erforderlich sind.


Prüfen Sie jede in Ihrem Onlineshop aktivierte Zahlungsart: Die Hinweise müssen zur Zahlungsart passen, die der Kunde gewählt hat.


So vervollständigen Sie die Versandinformationen

Öffnen Sie die Einstellungen der Versandart und füllen Sie den Bereich E-Mail-Nachricht aus.


Sie können den verwendeten Versanddienst, die voraussichtlichen Lieferzeiten und hilfreiche Informationen zur Zustellung angeben. Unterscheiden Sie zwischen der Vorbereitungszeit für die Bestellung und der Transportzeit. Vermeiden Sie Zusagen, die Sie nicht einhalten können.


Woher stammen die Informationen in der Bestellbestätigung?

Neben dem Einleitungs- und Schlusstext kann die Bestätigung verschiedene Informationsblöcke enthalten. Um diese zu ändern, müssen Sie die Einstellungen bearbeiten, aus denen die Informationen übernommen werden.

  • Kundendaten: Dies sind die Angaben, die während des Kaufs eingegeben werden. Die Formularfelder legen Sie unter Onlineshop > Kundendetails fest.
  • Bestellübersicht: Sie wird automatisch erstellt und enthält die gekauften Produkte, Mengen, Beträge und die Gesamtsumme.
  • Zahlungsinformationen: Sie stammen aus dem Bereich E-Mail-Nachricht der vom Kunden gewählten Zahlungsart.
  • Versandinformationen: Sie stammen aus dem Bereich E-Mail-Nachricht der ausgewählten Versandart.


Sie müssen die Bestellübersicht daher nicht in Ihre individuellen Texte kopieren. Verwenden Sie Einleitung und Schluss für Informationen, die für alle Bestellungen gelten. Hinweise, die von der Auswahl des Kunden abhängen, hinterlegen Sie bei der jeweiligen Zahlungs- oder Versandart.


So vervollständigen Sie die Zahlungshinweise

Öffnen Sie die Einstellungen der Zahlungsart und tragen Sie im Bereich E-Mail-Nachricht die erforderlichen Hinweise ein.


Für eine Überweisung können Sie beispielsweise Folgendes angeben:

  • den Namen des Kontoinhabers;
  • die IBAN;
  • den Verwendungszweck mit der Bitte, die Bestellnummer anzugeben;
  • weitere Hinweise, die für Ihre Bestellabwicklung erforderlich sind.


Prüfen Sie jede in Ihrem Onlineshop aktivierte Zahlungsart: Die Hinweise müssen zur Zahlungsart passen, die der Kunde gewählt hat.


So vervollständigen Sie die Versandinformationen

Öffnen Sie die Einstellungen der Versandart und füllen Sie den Bereich E-Mail-Nachricht aus.


Sie können den verwendeten Versanddienst, die voraussichtlichen Lieferzeiten und hilfreiche Informationen zur Zustellung angeben. Unterscheiden Sie zwischen der Vorbereitungszeit für die Bestellung und der Transportzeit. Vermeiden Sie Zusagen, die Sie nicht einhalten können.


So bereiten Sie die E-Mail für digitale Produkte vor

Die E-Mail zur Bestellabwicklung für digitale Produkte ermöglicht dem Kunden den Zugriff auf die gekauften Dateien. Das Programm erstellt die Produktliste und fügt die entsprechenden Downloadlinks hinzu.


So passen Sie die Nachricht an:

  • Gehen Sie zu Schritt 1 - Einstellungen > Onlineshop > Bestellung senden.
  • Wählen Sie die Benachrichtigung über die Bestellabwicklung für digitale Produkte aus.
  • Erklären Sie im Einleitungstext, dass die Nachricht Links zum Herunterladen der gekauften Produkte enthält.
  • Geben Sie im Schlusstext an, wie der Kunde bei Schwierigkeiten Unterstützung erhalten kann.


Zum Beispiel:

Ihre digitalen Produkte stehen bereit.

Verwenden Sie die folgenden Links, um die gekauften Dateien herunterzuladen.


Um die Inhalte zu prüfen, die den einzelnen Artikeln zugeordnet sind, öffnen Sie die Produkteinstellungen:

  • Prüfen Sie in den Bereichen Allgemein und Bild den Namen und das Bild des Produkts;
  • prüfen Sie im Bereich Digitales Produkt die für den Download hinterlegte Datei;
  • tragen Sie im Feld Informationen zur Verwendung der Datei die spezifischen Hinweise ein, die zusammen mit dem Link angezeigt werden sollen.


Diese Hinweise können beispielsweise erklären, wie sich die Datei öffnen lässt oder welches Programm dafür benötigt wird. Beziehen Sie die Anweisungen auf das jeweilige Produkt, damit der Kunde sie auch beim Kauf mehrerer Artikel eindeutig zuordnen kann.


Wie wird das Erscheinungsbild der E-Mails festgelegt?

Bestellbestätigungen und E-Mails zur Bestellabwicklung verwenden den Grafikstil, der im Fenster E-Mail-Layout festgelegt ist. Prüfen Sie auch diese Einstellungen, damit Ihre Nachrichten zum Erscheinungsbild Ihrer Website passen.


Die Nachrichten werden auch im reinen Textformat versendet. Schreiben Sie daher verständliche Inhalte, ohne wichtige Informationen ausschließlich durch Formatierungen oder Bilder zu vermitteln.


Praktische Tipps

Geben Sie nach der Veröffentlichung Ihrer Website einige Testbestellungen auf, um die tatsächlich empfangenen Nachrichten zu prüfen:

  • Prüfen Sie, ob jede Nachricht die jeweilige Phase der Bestellung korrekt beschreibt;
  • prüfen Sie den Absender, den Einleitungs- und Schlusstext sowie die Kontaktdaten für den Support;
  • prüfen Sie, ob Produkte, Mengen und Beträge mit dem Kauf übereinstimmen;
  • testen Sie die Zahlungs- und Versandarten, um die zugehörigen Hinweise zu prüfen;
  • öffnen Sie beim Verkauf digitaler Produkte die Downloadlinks und prüfen Sie die Hinweise zur Verwendung der Dateien;
  • prüfen Sie, ob die Links funktionieren und die Anhänge vorhanden und lesbar sind;
  • prüfen Sie bei mehreren Sprachen die Texte, verlinkten Seiten und Dokumente in jeder Sprachversion;
  • öffnen Sie die E-Mails auch auf einem Smartphone, um die Lesbarkeit zu prüfen.